วิธีปฏิบัติและแนวทางการทำงานระบบ RMTS Online ที่ถูกต้องเพื่อลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน (2)

 ด้วยสถานการณ์การแพร่กระจายของเชื้อโรค Covid-19 ซึ่งส่งผลต่อเนื่องมาตั้งแต่ปี 2563 ทำให้สมาคมต้องดำเนินนโยบายให้พนักงานปฏิบัติงานแบบ Work Form Home มาเป็นระยะๆ โดยฝ่ายบริการฐานข้อมูลผู้ประกอบการได้เพิ่มช่องทางการให้บริการ โดยให้ผู้ใช้บริการสามารถยื่นเอกสารทางอีเมลได้ สำหรับเอกสารการปรับยอดและตัดบัญชีวัตถุดิบฉบับจริงนั้น บริษัทจะต้องนำส่งสมาคมภายใน 5 วันทำการ นับจากวันที่ส่งข้อมูลผ่านทางอีเมลหรือไปรษณีย์ โดยประสานกับพนักงานของสมาคมทางโทรศัพท์เพื่อมารับเอกสารบริเวณด้านหน้าอาคารสำนักงานชั้น 1 เพื่อลดการสัมผัส และจำกัดจำนวนผู้ใช้บริการที่จะเดินทางมาใช้บริการที่สมาคม โดยการให้บริการในรูปแบบนี้ทำให้การให้บริการยังคงเป็นไปอย่างต่อเนื่อง มีความปลอดภัย และลดความเสี่ยงจากการแพร่กระจายของโควิด-19 ได้เป็นอย่างดี ทั้งนี้ สมาคมขอให้ผู้ใช้บริการติดตามข้อมูลข่าวสารเพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ของสมาคม และปฏิบัติเพิ่มเติมตามรายละเอียดที่สมาคมมีการแจ้งกลับทางอีเมลให้ผู้ใช้บริการ เพื่อการดำเนินงานที่สำเร็จและมีประสิทธิภาพ

บทความนี้ จะนำเสนอข้อมูลและแนวทางการปฏิบัติงานที่จะช่วยให้ผู้ใช้บริการได้รับประโยชน์และสามารถนำไปปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนให้ได้มากที่สุด และในฉบับนี้ประกอบด้วย

1. การปรับยอดวัตถุดิบกรณีต่างๆ ในปัจจุบันผู้ใช้บริการจะเกิดกรณีที่จะต้องมีการขอปรับยอดวัตถุดิบนั้น
มีหลายสาเหตุ เช่น การปรับยอดส่วนสูญเสียวัตถุดิบ การปรับยอดชำระภาษีอากร หรือการปรับยอดกรณีส่งคืนวัตถุดิบไปต่างประเทศ โดยในฉบับนี้เราจะมาเน้นถึงวิธีการคีย์ข้อมูลกัน เนื่องจากกระบวนการการขออนุมัติจากสำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการลงทุน หรือ บีโอไอ โดยส่วนใหญ่ผู้ใช้บริการสามารถดำเนินการมาได้เป็นที่เรียบร้อย จนถึงขั้นตอนการมาปรับยอดวัตถุดิบที่สมาคมซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้าย ดังนั้นเพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างถูกต้องและไม่เสียเวลา มาดูวิธีการคีย์ข้อมูลที่ถูกต้อง ดังนี้

โครงสร้างการบันทึกข้อมูลปรับยอดวัตถุดิบ(ไฟล์ต้นฉบับชื่อ BIRTADJ) :  สามารถดาวน์โหลดได้ที่เว็บไซต์สมาคม www.ic.or.th

2. การอนุมัติส่งคืนวัตถุดิบไปต่างประเทศ ในปัจจุบันการขออนุมัติส่งคืนวัตถุดิบไปต่างประเทศ เป็นการขออนุมัติผ่านระบบฐานข้อมูล Online และเป็นการอนุมัติโดยระบบแบบอัตโนมัติ แต่เมื่อบริษัทได้รับอนุมัติให้ส่งคืนวัตถุดิบแล้ว บริษัทจะต้องไปทำการส่งคืนวัตถุดิบดังกล่าวตามที่ได้รับอนุมัติให้ส่งคืนไปยังต่างประเทศ และหลังจากนั้นบริษัทจะต้องนำหลักฐานต่างๆ มาปรับยอดที่สมาคม ได้แก่
   • สำเนาใบขนสินค้าขาออก
   • สำเนาอินวอยซ์
   • สำเนาเลขที่หนังสืออนุมัติให้ส่งคืนวัตถุดิบไปต่างประเทศ โดยการพิมพ์จากระบบฐานข้อมูล Online
   • หนังสือนำส่งของบริษัท เรื่อง ขอยื่นเอกสารฐานข้อมูล RMTS-2011

ข้อควรระวัง
• คีย์ข้อมูลให้ถูกต้องตรงตามรูปแบบที่สมาคมกำหนดดังรายละเอียดในข้อที่ 1
• การนำมาเอกสารมาปรับยอด สามารถนำมาปรับได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น
  เนื่องจากการปรับยอดวัตถุดิบของสมาคมยังเป็นระบบ Manual ยังไม่สามารถตรวจการนำหลักฐานมาปรับยอดซ้ำโดยระบบได้ ดังนั้น หากบริษัทนำเอกสารมาปรับยอดซ้ำ จะทำให้ทุกฝ่ายเสียเวลาในการตรวจสอบข้อมูล เพื่อทำการยกเลิกและที่สำคัญบริษัทจะมีค่าใข้จ่ายเกิดขึ้นด้วย

3. การขอเปลี่ยนสาขาการขอใช้บริการระบบงานวัตถุดิบด้วยระบบ RMTS ถือเป็นอีกงานหนึ่งที่มีผู้ใช้บริการจำนวนไม่น้อย ที่ได้มีการขอเปลี่ยนสาขาการใช้บริการระบบสิทธิและประโยชน์ด้านวัตถุดิบด้วยระบบ RMTS กับ สกท. และสมาคมอย่างต่อเนื่อง เช่น ขอเปลี่ยนการใช้บริการที่สำนักงานใหญ่กรุงเทพฯ ไปยังสาขาภูมิภาค จ.ชลบุรี หรือจากสำนักงานสาขาภูมิภาคต่างๆ มาใช้บริการที่สำนักงานใหญ่กรุงเทพฯ เป็นต้น

มีขั้นตอนการปฏิบัติ ดังนี้
1. บริษัทแจ้งความจำนงค์ขอย้ายฐานข้อมูลโดยสามารถแจ้งสำนักงานบีโอไอต้นทาง หรือปลายทางได้
   (กรณีสาขาชลบุรี บีโอไอจะมีระบบให้บริษัทยื่นความจำนงค์)
2. บีโอไอพิจารณาอนุมัติและสั่งการ และเตรียมข้อมูลเพื่อกำหนดสิทธิเจ้าหน้าที่ สกท. ผู้รับผิดชอบ และเป็นผู้พิจารณางานของบริษัทตามสายงานที่กำหนด
3. สมาคม ดำเนินการดังนี้
    3.1 ประสานงานบริษัท และแจ้งให้ตรวจสอบว่ามีคำร้องที่รออนุมัติคงค้างที่สาขาต้นทางหรือไม่
          ถ้ามี ให้ประสานงานกับเจ้าหน้าที่บีโอไอเพื่อพิจารณาคำร้องนั้นให้แล้วเสร็จ
    3.2 ทำการโอนย้ายข้อมูลในระบบ RMTS R2 โดยเลือกสาขาที่ต้องการย้ายไปใช้บริการ
    3.3 ทำการลบ Username และ Password ในระบบ Register ของบริษัทและแจ้งให้บริษัททราบเพื่อขอ Username และ Password ใหม่กับสำนักงานสาขาปลายทาง

4. ส่วนของบริษัท ดำเนินการดังนี้ : ติดต่อสมาคมสาขาปลายทางเพื่อขอ Username และ Password ในการใช้ระบบใหม่อีกครั้ง
5. จากนั้น บริษัทสามารถใช้งานที่สำนักงานสาขาปลายทางได้ตามปกติ